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一、公文管理的定義

公文管理：顧名思義就是對公文的創制、處置和管理，即在公文從形成、運轉、辦理、傳遞、存貯到轉換為檔案或銷毀的一個完整周期中，以特定的方法和原則對公文進行創制加工、保管料理，使其完善并獲得功效的行為或過程。協同OA系統中對公文管理的在最基本要求是要完成全生命周期的管理。

公文的類型很多：政策、任命、請示、匯報、調令、法令……一般在政府和國企內對公文管理的要求特別高，因為政府和國企就是靠兩個東西來管理運作的：一個是公文、一個是會議。

二、公文管理的關鍵點和難點

公文管理在政府和國企里邊本身是一個復雜的體系，牽扯到的部門和人員極為廣泛，同時，公文的擬稿、審稿是否規范，簽收、執行情況如何等，傳統的公文管理是無法體現和進行跟蹤的。因此，要實現公文管理的電子化還需要多維思考，以下內容供參考：

擬稿：修改的過程應該有不同正文版本保留修改痕跡（發文單填寫、正文起草、確定是否會簽、會簽人是誰、確定發送范圍）

會簽：需要版本保留痕跡；有權限的人可以查看痕跡；涉及到手寫批注（查看正文、修改正文、提供會簽意見）

審稿：（綜合會簽意見并修改正文確定簽發方式、確定簽發人是哪位或哪些領導）

簽發：（相關領導提供相關簽發意見或退回）

編號：（對正式發文進行文件編號）

蓋章：需要電子印章，涉及到印章管理

套紅：必須符合一定的格式

分發簽收：可以知道應閱、已閱、未閱

查閱：（內部收文單位查看正式發文）

打?。罕仨毮軌蚩刂普l可以打印紅頭文件幾份；黑頭文件是否需要控制打印

執行：督辦、催辦

公文歸檔查詢：可以很方便按照時間、主題、關鍵詞、發文單位等屬性進行檢索、歸類

……

三、公文管理的發展

只要政府單位存在、權利存在，公文便會一直會存在下去。隨著無紙化辦公的發展，協同OA系統的普及，公文的發展將有望實現完全電子化：公文的數據格式統一、所有單位的公文都可以對接、電子簽證的合法性和權威性受到廣泛認可……

OA系統對公文的電子化管理獲得更廣泛的推廣還需要手機或者PAD能夠支撐版式文件，移動化的電子公文管理將是一個趨勢。

以上就是泛微十七年的OA系統實踐得出的關于公文管理經驗總結，在下一篇文章中小e會接著給您介紹OA辦公系統中的會議管理，敬請期待！

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